Excel & databaser

Är ni många som arbetar i samma Excelfil eller har ni flera Excelfiler som gör ungefär samma sak? Kanske innehåller era filer stora mängder data och börjar bli stora och tunga att arbeta med? I så fall kan en databas vara lösningen för er. Rådfråga oss så berättar vi hur ni på bästa sätt utnyttjar kraften från Excel och samtidigt effektiviserar och optimerar hantering av era data.

Excel är ett riktigt bra verktyg i många avseenden, men när det gäller lagring av data så kan man behöva komplettera med en databas. De största anledningarna till att använda Excel tillsammans med databaser är högre prestanda, möjlighet för flera användare att arbeta samtidigt i samma Excelverktyg, undvika att skapa många kopior av samma Excelmall, datasäkerhet och behörighetsstyrning samt att affärskritisk data ofta redan finns i en databas.

Databaser är anpassade till att effektivt och optimerat kunna hantera stora mängder data. Genom att kombinera Excels styrkor med analyser, sammanställningar och funktioner med effektiv lagring i databaser, får man system med de bästa förutsättningarna.

SQL Server och Access

I många fall är Microsoft Access ett fullgott alternativ som databashanterare. En Accessdatabas utgörs av en fil som kan placeras var som helst i ett filsystem. Databasen kräver ingen installation av programvara utan Excel kommunicerar direkt med filen. Man behöver alltså inte ha Access installerat med sitt Office-paket för att det ska fungera. Access är lämpligt i mindre lösningar där datamängden inte är allt för stor, och det är ett mindre antal användare som samtidigt använder systemet.

Om ett system har många användare eller behöver lagra större mängder data, är Microsoft SQL Server att föredra. SQL Server ger betydligt högre prestanda och kan hantera mycket stora datamängder. Dessutom inkluderar SQL Server avancerade verktyg och funktioner för närliggande ändamål. Det kan t.ex. handla om att sätta upp säkerhetspolicys, automatiska backuprutiner, migrationsrutiner med Integration Services (SSIS) eller avancerade funktioner för Data Warehouse och Business Intelligence med Analysis Services (SSAS) och Reporting Services (SSRS).

Microsoft Azure

Azure är en molnplattform från Microsoft som inkluderar en mängd olika tjänster. Bland de tjänsterna finns t.ex. Azure SQL Database, Azure SQL Data Warehouse och Azure Data Lake. Alla utgör olika sätt att lagra data på, från små datamängder till Big Data. Har man inte möjlighet att driftsätta en databaslösning i sin egen IT-miljö, kan man hyra en från Microsoft.

Vi har jobbat med lagring på Aure i kundprojekt med höga krav på åtkomst även utanför företagets nätverk samt där man pga. hög belastning på sin interna IT-avdelning inte har kunnat driftsätta en egen SQL Server.

OLAP-kuber

Online Analytical Processing (OLAP) är en databasteknik som är optimerad för att hantera snabba svarstider vid frågor snarare än stora mängder ingående transaktioner. I en OLAP-kub lagras aggregerad data för att optimera prestanda i olika rapportsystem. Här kan man också definiera KPI:er, hierarkier och avancerade uträkningar. Kuber är något som ofta används i Business Intelligence-system.