1/3 använder bara Excel

26 juni, 2012

I en artikel i CS den 19:e juni presenteras en undersökning gjord av KPMG bland de 150 största bolagen i Sverige. Denna visar att mer än 30% av företagen uteslutande använder sig av Excel för budget- och prognosarbete. Samtidigt visar undersökningen att många är missnöjda med Excel. KPMG lyfter fram att Excel är välkänt och tryggt som en av dess styrkor medan andra system kan uppfattas som tungrodda. Artikeln presenterar dock inte några konkreta nackdelar med Excel. Snarare verkar det som om Excel används för att alternativen inte är tillräckligt bra.

Vilka är då problemen som användarna upplever? Finns det för många kopior av arbetsböckerna som måste uppdateras manuellt? Är det för mycket klipp och klistra för att få in data från affärssystemet? Finns det viktiga uppgifter i andra system som inte automatiskt kommer in i Excel eller i vart fall inte fort nog? Förstör användarna av misstag arbetsböckerna genom att t.ex. radera formler, vilket skapar merarbete? Listan kan göras lång, men varför löser inte Microsoft dessa problem? Vårt svar är att dessa problem redan är lösta. Överföringsproblem, versionsproblematik, omedelbara uppdateringar och överföringar till och från andra system.

Svårigheten kanske delvis ligger i Excels natur – att det är för flexibelt och för enkelt att använda. Risken finns därmed att systemen utvecklas av medarbetare som är ovana vid ”systemtänkandet” vilket resulterar i att man blandar inmatning, beräkningar och presentation av data. Modellerna byggs på efterhand och blir svåra att underhålla och till slut ohanterliga. Ytterligare en svårighet är att många inte inser när det är dags att skrota sina gamla verktyg och utveckla något nytt.

Att ekonomer i så stor utsträckning väljer Excel tyder på att verktyget ger dem stora möjligheter att utnyttja sin kompetens på bästa sätt. Vad vi i branschen behöver göra är att hjälpa ekonomerna att undvika blindskären samt ge dem de rätta verktygen för att förbättra sitt arbete.